Cosa serve in un nuovo ufficio? Guida alla cancelleria e al materiale da ufficio

Se stai per aprire un ufficio, sei in procinto di allestire una scrivania appena assegnata o, semplicemente, devi rimettere ordine in quella di sempre, starai attraversando la fase nella quale ti domandi: "che cosa dovrei comprare per l’ufficio nuovo? Cosa mi serve davvero?" Si tratta di una situazione che capita a tutti, ed è facile perdersi tra decine di piccoli oggetti, molti dei quali completamente inutili, se non si segue un percorso preciso e definito.

Ogni postazione di lavoro, oltre al terminale, necessita di cancelleria da scrivania. Anche il più digitale tra i lavoratori, infatti, ha necessità di avere a disposizione almeno pochi e indispensabili articoli di cancelleria da scrivania, al fine di prendere un appunto veloce; segnarsi numeri e codici oppure scarabocchiare qualcosa, durante una call o una telefonata.

Allestire una postazione di lavoro nel nuovo ufficio

Ti sei appena trasferito presso la nuova postazione e ti stai chiedendo che cosa serva in ufficio in termini di cancelleria? Stai leggendo l’articolo giusto. In questa pratica guida ti accompagniamo nel processo di allestimento della tua scrivania, cosicché non ti manchi nulla, durante le tue sessioni di lavoro. Punto Rigenera dispone di tutta la cancelleria indispensabile per l’ufficio, e ti aiuterà ad allestire il tuo cubicolo grazie a un’avanzata chat IA che ti assisterà nel trovare i prodotti di cui hai bisogno. Se invece preferissi parlare con un operatore in carne e ossa, non c’è alcun problema: contattaci e ti aiuteremo a riempire il carrello di tutto il materiale da ufficio di cui hai bisogno.

Cosa serve per arredare e organizzare un nuovo ufficio

Ecco un pratico elenco di tipici prodotti necessari ad arredare e organizzare un nuovo ufficio e/o una nuova scrivania. Naturalmente, non è detto che ti occorrano tutti, ma si tratta degli articoli generalmente più utilizzati, nel lavoro quotidiano.

Scrivania e organizzazione

• porta penne;
• vaschette portadocumenti;
• portadocumenti;
• organizer da scrivania;
• portacorrispondenza;
• cestini gettacarte
• sottomano
• tappetini da scrivania.

Archiviazione

• raccoglitori ad anelli;
• faldoni;
• cartelline;
• buste trasparenti;
• divisori;
• etichette;
• portaetichette.

Stampa

• carta da stampa A4;
• carta A3;
• toner;
• cartucce;
• stampanti;
• multifunzione
• etichette adesive;
• nastri per etichettatrici.

La sezione cancelleria dello shop di Punto Rigenera contiene tutti questi accessori da scrivania e ti dà modo di ordinarli e riceverli comodamente a casa tua o in ufficio. Nei paragrafi seguenti ti spieghiamo quale sia l’utilità dei prodotti ora elencati e perché dovresti procurarteli, quando stai riorganizzando e riarredando il tuo ufficio.

Articoli per la scrittura

Avere a disposizione strumenti per la scrittura è imprescindibile. Anche se utilizzi editor online o digitali per realizzare i tuoi documenti di lavoro, com’è abituale al giorno d’oggi, avere a disposizione quaderni o blocchi per appunti; penne; matite ed evidenziatori semplificherà molto la tua giornata.

Avrai infatti modo di appuntare velocemente qualsiasi cosa, magari durante lunghe videochiamate con schermo condiviso, quando stai seguendo una presentazione fatta da altri sul tuo terminale, ma devi comunque segnarti alcuni passaggi per evitare di dimenticartene.

Etichette ed etichettatrici

Per ordinare in maniera ancora più semplice i documenti in archivio, ricorri a pratiche etichette adesive. Le etichettatrici ti consentono di applicarle su raccoglitori, cartelline e fogli, in maniera tale da controllare velocemente di che cosa si tratti. Servirsi di etichette adesive velocizza molto le operazioni di ricerca di un foglio o un documento di cui si ha bisogno.

Carta e materiali di stampa

La carta è naturalmente fondamentale. È la superficie di scrittura per eccellenza, la quale ti dà modo di riportare quello che hai bisogno di memorizzare o comunicare. Una risma di carta da stampa ti consente di avere fogli per la tua stampante e un veloce supporto per prendere note, appunti o scrivere bozze di documenti che poi andrai a comporre da computer.

Idealmente, dovresti avere sia blocchi per appunti sia fogli per stampante, date le due differenti destinazioni d’uso. È però anche possibile servirsi soltanto di una risma da stampa e utilizzare esclusivamente quella carta, rinunciando a quaderni e/o block notes.

La praticità dei piccoli accessori da scrivania

Per completare la dotazione della tua scrivania, a questo punto, non ti servono che piccoli accessori da scrivania quali forbici, graffette, portapenne, nastri adesivi e correttori. Può trattarsi di minuzie delle quali non vedi l’utilità, ma sono in realtà oggetti pratici da tenere in un cassetto, in maniera tale da averli a disposizione per ogni possibile esigenza di riordino o sistemazione.

Scrivania e sedia

La scelta della scrivania e della sedia da ufficio dipendono principalmente dal tempo di utilizzo e dalle caratteristiche fisiche di chi siederà alla postazione. La sedia è l'elemento più importante per prevenire dolori alla schiena: deve sostenere il corpo in modo dinamico. Scegli una sedia con regolazione millimetrica dell'altezza e meccanismo synchro, che consente allo schienale e al sedile di inclinarsi insieme con un rapporto ottimale. La sedia dovrebbe essere regolabile in altezza e profondità per seguire la curva naturale della tua colonna vertebrale. Anche nel caso dei braccioli, fai attenzione alla regolazione in altezza, larghezza e profondità, per scaricare bene il peso delle spalle.

Relativamente alla scrivania, essa deve offrire spazio sufficiente per gli strumenti di lavoro e consentire una postura rilassata. Lo standard di altezza è di 74-76 cm. L'ideale sarebbe un piano dall'altezza regolabile, per alternare il lavoro in piedi e seduti. Occorrerebbe infatti cambiare spesso la postura, per mantenersi elastici. La profondità dovrebbe essere di almeno 80 cm se utilizzi un monitor desktop. Questo permette di mantenere la corretta distanza visiva di circa 50-70 cm dallo schermo. Relativamente alla larghezza, sarebbe bene che misurasse un minimo di 120 cm, qualora lavorassi su laptop, e ottimale a 140-160 cm se preferisci il doppio monitor o fai utilizzo di documenti cartacei che devi disporre sul piano di lavoro.

Illuminazione

L'illuminazione corretta sulla scrivania riduce l'affaticamento visivo, previene il mal di testa e aumenta la concentrazione. Studi sui rapporti tra luce e illuminazione parlano anche di un 15% di produttività in più tra quando si lavora in buone condizioni di luce e quando si devono sforzare gli occhi.

La regola fondamentale è combinare una luce diffusa ambientale, centrata sul piano di lavoro, al fine di avvolgere l'occhio nel suo focus centrale, come in quello periferico, con una focalizzata, da compito, possibilmente posta sulla scrivania, allo scopo di evitare riflessi diretti sullo schermo che riducano e complichino la visione.

Accessori tecnologici

Parti dal principio dell'essenzialità nella selezione degli accessori tecnologici: ogni oggetto deve ottimizzare lo spazio e velocizzare il tuo flusso di lavoro. Evita dispositivi che creino o aumentino il disordine visivo.

Nella scelta delle periferiche di input, ovvero mouse e tastiera, tieni bene a mente l’aspetto dell’ergonomia. Scegli un mouse che supporti la forma naturale della mano, come per esempio i modelli verticali o con inclinazione mirata, a 57°. La scelta ti consentirà di prevenire la fastidiosa sindrome del tunnel carpale, non di rado causata dall’azione di cliccare su un mouse orizzontale di forma tradizionale.

Nella scelta della tastiera, prediligi una di quelle compatte, senza tastierino numerico, a meno che tu non faccia uso di fogli di calcolo, avvicinerai così il mouse al corpo e ridurrai lo sforzo della spalla. Fai uso di periferiche wireless bluetooth, con switch rapido, per avere modo di controllare computer, tablet o smartphone con un solo pulsante e liberarti dall’ingombro dei cavi.

Checklist: cosa comprare per un nuovo ufficio

Se hai bisogno di assistenza nella delicata fase di allestimento di un nuovo ufficio, che ne dici di prendere a riferimento la checklist sottostante? Abbiamo inserito cosa serve in ufficio, elencando tutti gli articoli necessari a realizzare una postazione di lavoro pratica, efficiente e completa a partire da una stanza vuota.

Man mano che procedi, puoi semplicemente coprire il quadrato bianco, a indicare che possiedi quel prodotto, prima di procedere con il successivo. Potresti averne già alcuni, e in quel caso lo indicherai subito, escludendoli dal materiale da ufficio che devi procurarti.

• ☐ Scrivania;
• ☐ Sedia da ufficio;
• ☐ Cassettiera;
• ☐ Lampada;
• ☐ Porta penne;
• ☐ Penne;
• ☐ Matite;
• ☐ Evidenziatori;
• ☐ Post-it;
• ☐ Block notes;
• ☐ Raccoglitori;
• ☐ Cartelline;
• ☐ Etichette;
• ☐ Carta A4;
• ☐ Toner o cartucce;
• ☐ Stampante;
• ☐ Calcolatrice;
• ☐ Cestino;
• ☐ Multipresa;
• ☐ Organizer per cavi.

Scegli la cancelleria del tuo nuovo ufficio su Punto Rigenera

Sul nostro sito puoi trovare davvero tutto quello che ti serve per una scrivania ordinata e funzionale. La nostra gamma è molto ampia. Ti aiutiamo a cercare velocemente quel che ti interessa, sia tramite chat potenziata sia attraverso un confronto con il nostro personale umano, a seconda di come preferisci.

Qualunque sia la tua esigenza, rivolgiti a noi. Se ti stai domandando cosa comprare per il tuo ufficio nuovo, troverai tutta la cancelleria necessaria a renderlo una postazione pratica e ordinata, aumentando la produttività.

FAQ: domande frequenti sulla cancelleria per ufficio

Cosa serve per allestire un nuovo ufficio? Per allestire un nuovo ufficio efficiente e funzionale, oltre agli arredi di base come scrivania, sedia comoda ed ergonomica, da studio, cestino e vani per riporre materiali e documenti, occorrono un terminale pc con relativi supporti necessari alle occupazioni quotidiane (stampante, scanner, modem internet e supporti di memoria per salvare i file) e articoli di cancelleria.

Quale cancelleria non deve mai mancare in ufficio? Generalmente, in un ufficio efficiente non possono mancare articoli di base di cancelleria. In questo insieme rientrano penne a sfera; blocchi per appunti; note adesive tipo Post-it; evidenziatori; correttori; cucitrici con graffette; risme di carta per stampante e raccoglitori ad anelli, per archiviare correttamente i documenti cartacei. In aggiunta a questi articoli, idonei per qualsiasi postazione, vanno considerati eventuali prodotti di cancelleria aggiuntivi richiesti dall'ambito professionale dell'ufficio. Se si tratta di uno studio creativo, saranno necessari anche album da disegno; pastelli; pennarelli; matite tecniche a mina fine e articoli di precisione come righelli e squadre.

Meglio utilizzare toner originali o compatibili? Per quanto riguarda le cartucce per stampante oppure la sostituzione del toner, la scelta dipende esclusivamente dalle esigenze di stampa e di dettaglio. Le cartucce originali offrono massima affidabilità e una qualità insuperabile, ma hanno un prezzo più elevato. Quelle compatibili garantiscono invece un forte risparmio economico, che può anche raggiungere il 70% in meno, con una resa spesso molto buona e poco lontana da quella del ricambio originale. Relativamente a questo, puoi leggere il nostro approfondimento dedicato.

Come organizzare i documenti in ufficio? Allo scopo di tenere in ordine la documentazione prodotta in ufficio, nel corso della sua quotidiana operatività, ti occorreranno portadocumenti; cartelline; faldoni e raccoglitori ad anelli. Simili articoli possono mantenere al sicuro i tuoi documenti, oltre che conservarli in ordine. Sarai così in grado di ritrovarli senza fatica, anche a distanza di anni.

Quali accessori servono per una postazione di lavoro? Relativamente agli accessori da ufficio, è difficile dare una risposta valida per ogni lavoratore. A seconda del tempo che starà seduto in postazione e delle necessità della sua occupazione, le risposte potrebbero essere molto differenti. Una stampante con funzione di scanner può rivelarsi utile a chiunque; un’organizzazione certosina della scrivania con molti pannelli o vani tornerà utile a chi lavora molto sul cartaceo, in maniera analogica; un’illuminazione smart e studiata sarà invece un vero e proprio toccasana per chi sta di fronte allo schermo l’intera giornata lavorativa e deve mantenere gli occhi in buone condizioni di luce, per sforzarli meno. Al netto di questo, l’ergonomia è importante per tutti, poiché ha un impatto diretto sulla salute. Gli accessori che influenzano direttamente la postura, come supporti monitor o laptop; poggiapiedi; tastiera e mouse ergonomici sono sicuramente consigliati per qualsiasi scrivania. Si tratta di articoli di cui chiunque lavori in ufficio può beneficiare, dal momento che aumentano il comfort e la salute del professionista che trascorre molto tempo seduto.